Korzystne warunki do inwestowania

Przepisy prawa nakładają na jednostki samorządu terytorialnego obowiązek realizacji zadań własnych, w ramach których zachodzi często konieczność wykonania zadań o charakterze administracyjnym. Zastosowanie technologii informacyjno-komunikacyjnych (ang. ICT) poprawia jakość obsługi mieszkańców oraz biznesu przez administrację samorządową. Dzisiejsze możliwości techniczne pozwalają na realizowanie większości zadań gmin na drodze e-usług. To, zwłaszcza w połączeniu z komplementarnymi działaniami w zakresie poprawy jakości przepisów prawa oraz optymalizacji struktur i procedur administracyjnych mogłoby uprościć, usprawnić i przyspieszyć realizację tych usług, pozwalając się skoncentrować na lepszym rozpoznaniu potrzeb i oczekiwać petenta – zarówno obywatela, jak i podmiotu biznesowego.

W tym miejscu warto należy zauważyć, że pojęcie e-usług nie może ograniczać się jedynie do, jak się powszechnie uważa, usług udostępnianych za pośrednictwem strony internetowych i interaktywnych formularzy. Zgodnie z doświadczeniami liderów w tej dziedzinie (Seul, Singapur) oraz rekomendacjami Komisji Europejskiej należy traktować równorzędnie wszystkie elektroniczne kanały informacyjne, które mogą posłużyć do realizowania e-usług. Według danych ze wspomnianego wcześniej Singapuru, jedynie około 30% mieszkańców wybiera aktywne formularze internetowe do kontaktów z urzędem. Nieco więcej, bo 35% preferuje inne kanały elektroniczne, a około 25% „tradycyjne” telefony stacjonarne.

Nadrzędną zasadą przy organizacji e-usług powinno być projektowanie ich z perspektywy potrzeb i oczekiwań mieszkańca, czy przedsiębiorcy który jest ich adresatem. Należy więc:

• określić preferowany przez adresata kanał komunikacji z urzędem,
• rozpoznać obsługiwany proces biznesowy, jego strukturę w powiązaniu ze strukturą organizatora usługi, określić zasoby – w tym zewnętrzne – potrzebne do zrealizowania usługi,
• zapewnić rejestrację i dostęp do wszystkich wcześniejszych kontaktów petenta z urzędem w realizowanej sprawie i sprawach powiązanych,
• zapewnić dostęp dla realizującego usługę do wszystkich potrzebnych danych z zasobów własnych jednostki oraz od innych instytucji publicznych,
• umożliwić uzyskanie przez interesanta informacji o aktualnym statusie sprawy na każdym etapie jej procedowania oraz o przewidywanym terminie zakończenia,
• zapewnić pomoc w załatwieniu sprawy, każdemu kto tej pomocy potrzebuje.

Brak spełnienia powyższych założeń, a często dodatkowo oparcie się wyłącznie na literze prawa, w oderwaniu od realnych procesów biznesowych znacząco ogranicza użyteczność oferowanych e-usług, powodując małe nimi zainteresowanie.

W naszej rzeczywistości przygotowanie e-usługi z zachowaniem wspomnianych wyżej zasad jest utrudnione z kilku zasadniczych przyczyn. Problem jest przede wszystkim niski poziom legislacji oraz brak międzyresortowej koordynacji przy prowadzonych centralnie projektach. Brak jest ustalonych standardów rozwiązań ICT chociażby w zakresie obiegu dokumentów elektronicznych pomiędzy jednostkami samorządowymi. Wynika to po części z faktu, że wiele inicjatyw związanych z informatyzacji usług świadczonych przez samorządy realizowane było niejako lokalnie, w ramach danej jednostki samorządu terytorialnego, przy braku centralnie ustalonych wytycznych. Doprowadziło to w wielu przypadkach do powstania zaawansowanych technologicznie produktów, pozwalających na udostępnianie e-usług, niestety ograniczonych tylko do obszaru danej jednostki, dodatkowo często powielających już istniejące w innych JST analogiczne rozwiązania. Dopiero od niedawna prowadzi się prace nad stworzeniem jednolitego rządowego systemu elektronicznego obiegu dokumentów oraz opracowania podstawowych standardów i rekomendacji w tym zakresie.  

Działania Ministerstwa Cyfryzacji pozwalają mieć nadzieję na wprowadzenie niezbędnego dla realnego rozwoju e-administracji ujednolicenia podejścia do cyfryzacji usług na poziomie całego rządu, co powinno stworzyć warunki do poszerzenia tych „standardów” i rekomendacji na obszar administracji w tym również samorządowej.